2011年5月26日木曜日

推薦状の依頼方法

日本とアメリカの推薦状文化

推薦状はLetter of Recommendationという場合がほとんどです。

日本では推薦状というと、形式的なもので、先生が書くとしても当たり障りのない内容であり、
さらには学生が書いた文章に先生が印を押すだけ、という場合も多いと思います。

しかし、大学院に留学する場合の推薦状は、出願書類の中でも特に大切なもののひとつです。

日本の大学の先生に推薦状を依頼する場合は、相手にも推薦状の重要性を理解してもらうことが大事です。
私も、先生自身の言葉で書いてもらえるよう、必死で説得してお願いした覚えがあります。

しかし、そうやって先生に苦労して書いてもらっても、出願先のほうが日本の大学からの推薦をどう受け止めればいいか決めかねる場合があるそうです。
アメリカ式の推薦文なら言葉遣いや文脈で「この推薦者はこの学生を非常に評価している」ことや「(推薦状は書いているものの)あまり評価していない」わかるそうなのですが、日本式の推薦状だとどう解釈していいかあちらも悩むとのこと。

ですから、できれば一通だけでもアメリカやカナダでPhDをとった人からの推薦状があると相手も総合的判断がしやすいと思います。
ゲストレクチャーなどのためにいらっしゃった海外の先生をつかまえて自分を覚えてもらっておくというのもいい戦略ですし、
日本人の先生でもアメリカの大学院を卒業している方がいればお願いしてみると大分違うとよいと思います。
私の場合は、修士出願のときは、日本の大学の先生に2人に加え、アメリカで語学研修でお世話になった先生に推薦書を依頼しました。博士出願のときは、アメリカの大学院の学科の先生3人にお願いしました。


依頼方法

相手がなかなか捕まらない場合はメールでもいたし方ないかもしれませんが、なるべく直接会ってお願いしましょう。
推薦者自身の言葉で推薦状を書いてもらう以上、推薦者には、自分の基本情報を伝えておくことが大切です。

私は最初はメールで許可をとりましたが、以下のことをファイルにまとめて実際に会ってお渡ししました。

自分の氏名と所属
推薦者との関係(授業でお世話になった先生の場合は、授業名)
出願先プログラム一覧と、締め切り
履歴書(念のため)
学歴(卒業校、学位、GPA)
志望書の中身の要約(研究内容、志望理由、指導教員の希望、卒業後の進路等)
推薦フォームのコピー(出願者のサイン欄がある場合には、必ずサイン)
郵送提出のプログラムがある場合は、宛て先を書いた封筒と切手(切手は学校の事務から出る可能性があるので学生の側で準備する必要がない場合もあります。依頼する先生に聞いてみてもいいでしょう)

透明な表紙のファイルを使い、(1)~(3)は以下の写真のように1ページ目にまとめ、特に締め切りが一目で見てわかるようにしました。


この方法は推薦者の方々に喜ばれました。


推薦フォーム
推薦フォームには、オンラインと郵送の2タイプがあります。
オンラインの場合は、推薦者の基本情報は出願する学生が入力し、推薦者のメールアドレスを登録すると、推薦者にメールで通知がいきます。

郵送の場合、ワードファイルやpdfファイルなどがあれば、忘れず先生にメールで送信すること。手書きで入力するのは大変なので、大抵の先生は直接パソコンで書き込みたいはずです。
その場合も、推薦フォームには知っている情報をなるべく記入し、自分のサインをした上で、全て印刷して先生に渡しておくと、やり取りがスムーズになって良いでしょう。

あとをどうするかは先生の自由です。ワードファイルやpdfファイルのフォームに直接記入して印刷する先生もいれば、レターヘッドを使って別紙に必要事項を全てまとめ、フォームに添付する先生もいます。


「推薦状を見る権利」

出願者には推薦状の内容を見る権利があります。
その権利をwaive (放棄)するかしないかは出願者の自由です。
大抵の人は、推薦者が自由に自分の意見を書けるよう、その権利を放棄すると思います。
稀に内容を見たいという人もいますが、内容を見せることで推薦状の内容が影響を受ける場合もあるそうですので、注意をしましょう。


リマインダを必ず送る

締め切りの2週間前、1週間前などに、リマインダメールを必ず送りましょう。
「催促して悪いな」と罪悪感を感じることはありません。大学で教える以上、推薦状を書くのも先生の立派な仕事なのです。
むしろ、リマインダがほしいという先生が多いです。推薦者の先生は、授業を教え、アドミニ関連の仕事もあり、その中で推薦状を書いているわけです。ひとりの学生につき、締め切りの違う複数の学校に推薦状を送らなければならない上、ほかにもたくさんの人の推薦状を書いている場合もあります。
私は、自分自身の出願でさえ締め切りを間違えないようにするのが大変でした。それを他人のためにしている推薦者の先生方がどれぐらい大変か、それを考えたらリマインダの大切さがわかるかと思います。


断られた場合

推薦状を依頼された相手には断る権利もあることを必ず覚えておきましょう。
特にアメリカで推薦状をお願いして断られた場合は、「自分には推薦できない」と判断してのことです。
依頼した相手が単に忙しいという場合もあるかもしれませんが、推薦状を書けるほどよく知らないと思われてるのかもしれませんし、あるいは最悪の場合あまり評価されていない可能性もあります。
その場合は、無理に推薦状をお願いするのは、推薦者だけでなく依頼した学生も損することになりかねません。きちんと出願者を評価したよい推薦状が出来上がるとは限らないからです。
断られた場合は、無理強いをせず、ほかの推薦者を探す柔軟さも大事です。

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